Le CNRS recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)

Pour tout savoir sur ce poste et postuler, consultez l’offre en ligne sur le site du CNRS

Date limite de candidature : mardi 19 juillet 2022

Informations générales

Référence : UMR8545-MATMOU-009
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : mardi 28 juin 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 9 mois
Date d’embauche prévue : 1 septembre 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 1700 € à 1795 € € bruts mensuels selon expérience
Niveau d’études souhaité : Bac / Bac pro
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

L’assistant administratif sera en charge d’un certain nombre d’activités polyvalentes qui concourent au bon fonctionnement de l’UMR PJSE : accueil et orientation des agents et invités, courrier, secrétariat, gestion des accès et assurera un support logistique lors des événements organisés par l’UMR.

Activités

• Gestion du personnel
  • Accueillir, renseigner et orienter les agents et usagers
  • Gérer les demandes d’accès aux ressources (bureaux, accès particuliers, informatique) en fonction des catégories d’agents et d’usagers et créer les badges d’accès via le logiciel Prowatch
  • Communiquer les informations nécessaires aux nouveaux entrants et aux sortants ; être le point de contact principal et faciliter l’installation
  • Envoyer des mailings d’information sur les invités dans l’unité
  • Mettre à jour des bases de données et de suivies
  • Prendre en charge des missions pour les agents et invités (transports, hotel, etc.)

• Gestion logistique
  • Assurer la gestion, la collecte et la distribution du courrier et des colis des agents de l’unité
  • Gérer les stocks de fourniture de bureaux , les demandes d’achats en fournitures, mobilier, papier, en assurer la réception, le service fait et la mise en place dans les différents espaces dédiés
  • S’assurer du bon fonctionnement des matériels et vérifier la propreté des lieux et des installations en lien avec les prestataires (fontaines à eaux, ménage, etc.)
  • Etre le contact principal des agents de l’unité sur les problématiques liées au bâtiment dans l’unité, en assurer le suivi et l’interface avec les services concernés de l’ENS
  • Gérer, en appui à la secrétaire générale de l’unité, les dossiers d’aménagement et de travaux au sein du bâtiment
  • Organiser des réunions
  • Réserver des salles pour les réunions, séminaires, événements organisés au sein de l’unité
  • Participer à l’organisation des événements, à la mise en place des espaces et à l’accueil des participants
  • Archiver et classer des documents, ranger les bureaux de stockage

Compétences

Sens des responsabilités / Sens du relationnel / Savoir travailler en équipe / Connaissance générale des techniques de gestion administrative / Anglais

Contexte de travail

L’UMR Paris Jourdan Sciences Économiques est un laboratoire de recherche et constitue la plus grosse UMR en économie de France. Cette unité multi-tutelles (CNRS, ENS, EHESS, ENPC, INRA, université Paris 1 Panthéon-Sorbonne) est le lieu dans lequel la recherche de Paris School of Economics s’effectue au plus haut niveau international et est localisée dans les locaux de l’École Normale Supérieure, boulevard Jourdan à Paris.
L’UMR est composée d’une centaine de chercheurs, 150 doctorants et d’une équipe administrative de 10 personnes sous la responsabilité de la secrétaire générale. Les budgets de l’UMR sont gérés principalement par deux entités : le CNRS, qui a délégation de gestion pour cinq tutelles de l’unité, et Paris School of Economics.

Contraintes et risques

38h30 - disponibilité requise lors de l’organisation d’événements