La science économique au service de la société

Le CNRS recrute un(e) assistant(e) en gestion administrative (H/F)

Pour tout savoir sur ce poste et postuler, consultez l’offre en ligne sur le site du CNRS

Date Limite Candidature : mercredi 8 juin 2022

Informations générales

Référence : UMR8545-MATMOU-006
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : mercredi 27 avril 2022
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d’embauche prévue : 1er juillet 2022
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : De 2005 à 2365 € bruts mensuels en fonction de l’expérience acquise
Niveau d’études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années

Missions

L’assistant-e sera en charge de la gestion administrative, financière et évènementielle. Il/elle assurera d’une part la gestion et le suivi administratif et financier d’un portefeuille de séminaires de recherches internationaux et d’événements scientifiques et colloques. D’autre part, il/elle prendra la gestion d’un ensemble d’actes de gestions financières, en renfort du Pôle Gestion de l’unité

Activités

Activité 1 : Gestion événementielle

  • Coordonner l’ensemble des aspects administratifs, financiers, logistiques et de communication de son portefeuille de séminaires et d’événements
  • Réaliser un ensemble d’actes administratifs et financiers (établissement de devis, commandes, facturation)
  • Prendre en charge les missions (transports, hébergements, ordres de mission) et l’accueil des invités
  • Assurer le suivi financier et remplir des tableaux de bord, en rendre compte aux responsables scientifiques et administratifs
  • Assurer la circulation de l’information événementielle des séminaires : création d’annonces et mise à jour du site internet
  • Assurer et coordonner les aspects logistiques du jour J (accueil des invités, des prestataires, etc.)
  • Participer à la réservation des salles de séminaires, réunions, événements

Activité 2 : Gestion administrative et financière
Sous la responsabilité directe de la responsable du Pôle Gestion de l’unité :

  • Assurer la gestion des budgets et dépenses d’un portefeuille de projets et contrats sur buget CNRS et Fondation PSE
  • Assister la responsable de Pôle dans le suivi de dossiers spécifiques
  • Assurer le contrôle et le suivi des transactions (Cartes Achats de l’unité, Carte logée) et le rapprochement mensuel du relevé d’opération (ROP)
  • Assurer la réalisation des missions et états de frais : réservation des voyages et hébergements, établissement de notes de frais
  • Assurer la réalisation de missions complexes (longue durée, pays à risques)
  • Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
  • Participer aux réunions de gestion organisées par les tutelles sur les évolutions des différentes procédures et outils de gestion
  • Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion,
  • Communiquer avec les usagers, la responsable du budget et pole gestion

Compétences

Sens des responsabilités / Sens du relationnel / Savoir travailler en équipe /
Sens de l’organisation /Rigueur et fiabilité / Disponibilité / Force de proposition / Curiosité
Connaissance générale des techniques de gestion administrative / Anglais
La connaissance des outils de gestion financière (GESLAB, SIFAC) est un plus

Contexte de travail

L’UMR PjSE constitue la plus grosse unité en économie de France. Cette unité multi-tutelles (CNRS, ENS, EHESS, ENPC, INRA, Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne) est le lieu dans lequel la recherche de PSE - École d’Économie de Paris s’effectue au plus haut niveau international et est localisée dans les locaux de l’École Normale Supérieure, boulevard Jourdan à Paris 14e.
L’Unité est composée d’environ 250 agents chercheurs et doctorants et d’une équipe administrative de 10 personnes sous la responsabilité de la secrétaire générale. Les budgets de l’unité sont gérés principalement par deux entités : le CNRS qui a délégation de gestion pour cinq tutelles de l’unité, et PSE-Ecole d’Economie de Paris
L’agent intégrera les services administratifs sous la responsabilité de la secrétaire générale

Contraintes et risques

Conditions de travail 38h30 - disponibilité requise lors de l’organisation d’événements